Es gibt zwei Möglichkeiten einen Abfüllvorgang zu buchen:
Abfüllung mit Flaschenlagerzugang
Mit diesem Buchungsschlüssel wird der neue Wein automatisch in das Flaschenlager der Warenwirtschaft gebucht. Es ist vorgesehen, dass der Flaschenwein grundsätzlich eine andere Artikelnummer als der Offenwein hat. Bei aktiver Schnittstelle, also in Verbindung mit der Warenwirtschaft, muss vor der Buchung der Flaschenweinartikel in der Warenwirtschaft mit allen Eigenschaften wie Flaschengröße, Lager usw. angelegt sein. Beim Buchungsvorgang wird die abgefüllte Menge des Offenweins vom Bestand abgebucht und die daraus resultierende Anzahl an Flaschenweinen (je nach Flaschengröße) in der Warenwirtschaft zugebucht. Entsteht ein Füllverlust, wird dieser im Lagerjournal des abgefüllten Weins ausgewiesen und als solcher gekennzeichnet. Es muss stets ein Lager angegeben werden, in welches der Flaschenweinartikel zugebucht wird.
Abfüllung ohne Flaschenlagerzugang
Für den Fall, dass die Kellerbuchungen nachträglich vorgenommen werden und der Zugang im Flaschenlager der Warenwirtschaft bereits gebucht ist, kann der Buchungsschlüssel "Abfüllen ohne Lagerzugang" benutzt werden. Diese Buchung wird genauso vorgenommen wie unter 1., unterscheidet sich jedoch dadurch, dass nur der Offenweinabgang, im Flaschenlager der Warenwirtschaft jedoch kein automatischer Zugang gebucht wird. Ein Füllverlust wird wie oben verbucht.
Wird das Kellerbuch ohne Anbindung an eine Warenwirtschaft verwendet, besteht die Möglichkeit, die Flaschenartikel bei der Abfüllung händisch in die hierfür vorgesehenen Felder (Artikelnr. manuell, Lager manuell, Artikeltext manuell) einzutragen. Diese Eintragungen werden ins Weinkonto und Abfülljournal übernommen. Eine AP-Nr. kann ggf. in den Buchungstext eingetragen werden.
Für beide Abfüllvorgänge gibt es zusätzlich die Möglichkeit, den abgefüllten Flaschenartikeln verschiedene Ausstattungsartikel zuzuordnen. Dabei werden diese Ausstattungsartikel, wenn bestandsgeführt, vom Lager abgebucht.
