WBS GmbH

Bei der Neuanlage von Artikeln gibt es Pflichtfelder, die gefüllt sein müssen. Dazu gehören:

• Steuertyp
• Artikelart
• Artikelgruppe
• Mandant
• Statistikbezeichnung
• Bezeichnung
• Bestandsart

Es ist unerlässlich, dass jeder Artikel einer Artikelgruppe zugeordnet ist. Die Artikelgruppen sollten daher vor der Artikelneuanlage definiert und angelegt werden. Bei Eingabe der Artikelgruppe werden vordefinierte Formularfelder automatisch gefüllt. U.a. können Sie teilweise die o.g. Pflichtfelder füllen lassen.

Wie zweckmäßig sollte eine Artikelnummer aufgebaut sein?

Da im Weinbau jede Füllung (separate AP-Nummer) ihre eigene Artikel-Nr. erfordert, wurde zusätzlich die Preislisten-Nr. eingeführt, um über verschiedene Füllungen und mehrere Jahrgänge hinweg, den Kunden eine einheitliche „Kunden-Artikel-Nr.“ auf den Belegen zu drucken. 

In unserem ERP-System sind zur Beschreibung der Artikel und für statistische Zwecke jeweils separate Eingabefelder für die Artikelgruppe, den Jahrgang, die Lage, Sorte und Qualität, für den Geschmack,  die AP-Nr. usw. vorhanden. Somit besteht keine Notwendigkeit, derartige Klassifizierungen in der Artikel-Nr. zu verschlüsseln.

Es ist durchaus möglich, in der gedruckten Preisliste und auf Verkaufsbelegen eine 3-stellige Nummer (Preislisten-Nr.) für den Kunden zu verwenden, während im Hintergrund eine z.B. 6-stellige Artikelnummer je Einzelartikel geführt wird – selbstverständlich mit separater Lagerbestandsführung.

Beispiele für eine sinnvolle Artikelnummern-Vergabe:

In diesen Beispielen sind die ersten 3 Stellen der Artikel-Nr. mit der mehrjährig geführten Preisl.-Nr. identisch. Die Preisl.-Nr. identifiziert eine Sorte und evtl. Lage (erste 2 Stellen) und die Flaschengröße (3.Stelle). Der Kunde kennt nur diese Preisl.-Nr. und bestellt danach. Auf Lieferschein und Rechnung erscheint dann ebenfalls nur die bestellte Preisl.-Nr.. Da für jede Artikel-Nr. der Bestand separat geführt und normalerweise der älteste Wein der gleichen Preisl.-Nr. zuerst verkauft wird, ergibt sich daraus insoweit ein Vorteil, dass über viele Jahre ein Wein der gleichen Sorte und Lage für den Kunden immer die gleiche Preislisten-Nr. hat. Beim Verkauf bzw. bei der Fakturierung können die ersten 3 Stellen der „Weinnr.“ in das Feld Artikel eingetippt werden. Dann werden alle Weine, die mit dieser Zahlenkombination beginnen, in einer Auswahlliste angezeigt und Sie können auswählen, welcher Wein verkauft werden soll (meist jedoch der erste und somit der älteste Jahrgang in der Übersicht). Ist ein Wein ausverkauft, kann er aus der Übersicht ausgeblendet werden. Für statistische Zwecke ist jedoch auch der ausgeblendete Wein im System noch vorhanden. Ein Fasswein könnte zur Abgrenzung z.B. nur ein „F“ vor der Artikel- und Preislisten-Nr. haben. Die Artikel-Nummer ist eindeutig und kann nur einmal im System benutzt werden, die Preislistennummer dagegen kann beliebig oft vorhanden sein und einer Artikel-Nr. zugeordnet werden. Selbstverständlich ist jedes andere Nummernvergabe-System möglich, auch eine lange Artikel-Nr. mit Verschlüsselung weiterer Merkmale wie Qualität usw., sowie auch der Verzicht auf die Preislisten-Nr..

TIPP! Es empfiehlt sich vor Einsatz bzw. Umstellung des Warenwirtschaftsprogramms, eine Liste mit den Sorten / Lagen zu erstellen, um die jeweils optimale Artikelnummern- und/ oder Preislistennummernstruktur zu finden.

Wenn keine Neuorganisation gewünscht wird, kann das System jede beliebige Nummer, bestehend aus Zahlen und/oder Buchstaben, verwenden. Für die schnelle Datenerfassung im Verkauf hat sich jedoch ein numerischer Aufbau der Artikelnummer/ Preislistennummer bewährt, da nicht ständig zwischen Zahlenblock und Alphabet der Tastatur hin und her gesprungen werden muss.