Die Chargenverwaltung ist ein zusätzliches Modul in unserem ERP-System. Mit ihr kann einer chargengeführten Artikelmenge (Bestandart = Charge) eine eindeutige Chargennummer (Losnummer, auch AP-Nummer) zugeordnet werden. Bei jeder Lagerbewegung innerhalb von unserem ERP-System wird dann diese Chargennummer abgefragt und mitgeführt. Eine Charge kann archiviert und für Verkaufslieferungen gesperrt werden.
Beim Wareneingang oder beim Erfassen einer Eingangsrechnung werden die Chargennummern in unser Warenwirtschaftssystem eingepflegt. Jede Charge hat eine eindeutige Nummer und kennzeichnet eine Artikelmenge, die in der Regel aus einer Lieferung besteht. Bei jeder Lagerbewegung eines solchen chargengeführten Artikels, werden in einem Auswahldialogfenster alle verfügbaren Chargen und die dazu im jeweiligen Lager befindlichen Mengen angezeigt. Ist die Menge einer Charge für eine Verkaufslieferung nicht ausreichend, so können Sie mithilfe dieses Dialogfensters die angestrebte Lieferung aus verschiedenen Chargen und Mengen zusammenstellen.
Eine vollautomatisierte Zuordnung entsprechender Chargen eines Artikels für einen Verkaufsvorgang bietet die Einstellung "FIFO" (First In First OUT) in den Unternehmenseinstellungen. Hierbei ermittelt das Programm, welche Charge zuerst im System erfasst wurde, also die "älteste" Charge ist. Entscheidend dafür ist das Kaufdatum. Ist kein Kaufdatum eingetragen worden, gilt das Erstellungsdatum des Wareneingangs.
Das Programm ermittelt also die "älteste" Charge und schlägt diese unvermittelt im Verkaufsbeleg vor. Ist die Lagermenge dieser Charge nicht ausreichend genug, werden weitere folgende Chargennummern "gezogen" bis die Verkaufsmenge schließlich erreicht ist. Ein manueller Eingriff zur Auswahl der Chargennummern über das o.a. Dialogfenster ist nicht erforderlich, kann aber jederzeit vorgenommen werden.
Mit Hilfe des Lagerjournals des chargengeführten Artikels und der Belegübersicht in der Chargenverwaltung kann jederzeit nachvollzogen werden, wo sich Artikel einer bestimmten Chargennummer befinden, wie sie eingekauft und wieder verkauft wurden. Die Chargen werden auch in Sortimenten mit Stücklisten (Unterartikel) berücksichtigt. Zudem ist unser ERP-System mehrlagerfähig. Sie können also verschiedene Chargen eines Artikels in verschiedene Lager einlagern. Auch ein Etikettendruck direkt aus der Chargenverwaltung heraus ist möglich.
Die Chargenverwaltung kann Chargennummern automatisch erzeugen. Dazu muss im Nummernkreis des Mandanten ein Eintrag erfolgen, in welchem die Startnummer, Länge der Chargennummer und ggf. das Geschäfts- oder Kalenderjahr eingetragen werden. Ist dies geschehen, wird die Chargennummer beim Anlegen einer neuen Charge im Einkauf, automatisch erzeugt und hochgezählt. Selbstverständlich kann eine externe Nummer zusätzlich eingetragen werden.
Auch eine Umbuchung vorhandener Chargen in weiter untergliederte Chargen, z.B. beim Handel mit Befestigungsmaterialien wie Schrauben, Nägel usw., ist möglich. Dabei bezieht sich das Programm auf zugeordnete Verpackungseinheiten am Chargenartikel, wobei an der vorhandenen Chargennummer die Kurzbezeichnung der Verpackungseinheit mit einem Unterstrich angehängt wird. Die Umbuchung erfolgt im Menüpunkt "Charge/AP-Nr." im Hauptmenü "Artikel".
Eine Umbuchung kann nur erfolgen, wenn eine Charge vorher mit einem Einkaufsbeleg (Wareneingang und/oder Eingangsrechnung) zugebucht wurde.