Die Rechnung ist neben dem Lieferschein der wichtigste Verkaufsbeleg überhaupt. Mit der Bezahlung dieses Beleges durch den Kunden, geht der Eigentumsvorbehalt uneingeschränkt an den Kunden über. Die Rechnung bildet die Grundlage für die Weiterverarbeitung in der Finanzbuchhaltung. So enthält sie z.B. alle erforderlichen Daten zur Kontofindung (Erlös-, Aufwands-, Steuer- und Materialkonten). Die Lagerbestandsveränderung wird mit dem Sichern der Rechnung endgültig wirksam. Außerdem werden die Stati in allen zugehörigen Verkaufs- und Lieferbelegen und die Verkaufsstatistiken aktualisiert. Die Rechnung bildet das Ende einer Verkaufsabwicklung. Die Erfassung des Rechnungsausgleichs obliegt der Finanzbuchhaltung.
Rechnungen können direkt aus einem Vorgängerbeleg (Angebot, Auftrag, Lieferschein) erzeugt werden. In diesem Fall gehen alle Angaben und Verkaufspositionen 1:1 in die Rechnung über.
AUSNAHME BEI LAGERBESTANDSBUCHUNGEN!
Handelt es sich beim Vorgängerbeleg um einen Lieferschein und werden in der Rechnung anschließend mengenmäßige Veränderungen vorgenommen oder weitere Positionen hinzugefügt, wird die Lagerbestandsbuchung (Lagerabgang), die aufgrund des Lieferscheins erfolgt ist, storniert und durch die der Rechnung ersetzt.
Soll eine Rechnung storniert werden, kann dies direkt aus der Rechnungsübersicht heraus erfolgen. Bei dieser Aktion wird ein zweiter Beleg (Stornobeleg) erzeugt, allerdings mit negativen Mengenangaben. Dies hat zur Folge, dass die mit der Rechnung abgebuchten Artikellagerbestände wieder zugebucht werden (Lagerbestandskorrektur). Beide Belege (Rechnung und Stornobeleg) erhalten den Status "storniert".
Unser ERP-System ist in der Lage elektronische Rechnungen zu erzeugen, die von Fremdsystemen in Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung übernommen bzw. eingelesen werden können. Dabei handelt es sich um das einheitliche Rechnungsdatenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch ZUGFeRD. ZUGFeRD bietet die Möglichkeit, eine elektronische Rechnung in eine Rechnung im PDF-Format einzubetten. Damit werden sowohl das Rechnungsbild (PDF) und im Anhang maschinenlesbare strukturierte Datensätze im XML-Format gleichzeitig per Mail übermittelt. Das spart Zeit und Geld und vereinfacht bzw. optimiert die Rechnungsstellung enorm. Die Eigenschaft ZUGFeRD muss am Druckauftrag für die Rechnung gesetzt sein und es muss ein Exportpfad eingetragen werden.
Rechnungen können auch in Fremdwährung erstellt werden. Dazu sind jedoch einige Vorarbeiten auszuführen. Erst wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, kann in Fremdwährung fakturiert werden.
Bei der Erfassung solcher Rechnungen wird Ihnen auffallen, dass in den Positionen (Artikel) keine Einzel- bzw. GesamtNettopreise eingetragen sind. In der Rechnungspostentabelle gibt es jedoch eine Spalte "Einzelpreis Netto FW (Fremdwährung)". Hier müssen Sie den für die jeweilige Fremdwährung festgelegten Einzel-Nettopreis eintragen (siehe Abb. 1). Das Programm ermittelt dann automatisch den Einzel- und Gesamtpreis der Rechnung in der Hauswährung entsprechend dem in der Tabelle "Währung" eingetragenen aktuellen Wechselkurs. Die Ausgabe des Rechnungsbelegs erfolgt in der Fremdwährung (siehe Abb. 2).
Abb.1
Abb.2