Die Adressdatei besteht aus einem Adresskopf und mehreren Registern. Die Anzahl der Register variiert in Abhängigkeit vom Adresstyp. Im Adresskopf werden allgemeine Informationen zur Adresse hinterlegt:
- Name, Straße, PLZ, Ort, Tel., Fax, E-Mail und Webadresse
- Adressgruppe
- Kunde und / oder Lieferant mit entsprechenden Adressnummern
- Preisliste
- Rabatte und Bemerkungen
- Bild
Soll zum Beispiel ein Kunde bei jedem Einkauf einen bestimmten Rabatt auf die Gesamtrechnung bekommen, muss im Feld "Rabatt 1" ein Rabattsatz eingetragen werden.
Sollen für einen Kunden gesonderte Preise gelten, muss im Feld "Preisliste" die entsprechende, für ihn gültige Preisliste, ausgewählt werden (Pflichteingabefeld, wichtig für die Preisfindung).
Es besteht weiterhin die Möglichkeit, direkt aus der Adresse heraus mit dem Kunden zu telefonieren (siehe Handhabung und Bedienfunktionen/Telefonie), eine E-Mail zu schreiben oder die Webadresse aufzurufen. (siehe Abb. 1) Eine zusätzliche Funktion bietet der "Aktion" - Button (Blitz). Mit ihm können Sie direkt aus dem Kundenstamm heraus, Verkaufsbelege, wie Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung erzeugen (siehe Abb. 1). Zwei Info-Symbole zur Umsatzstatistik und Belegübersicht ergänzen die Adressdatei.
Es gibt insgesamt 13 Adressregister mit unterschiedlichen Informationsinhalten:
| Ansprechpartner | alle Ansprechpartner mit Positionen der neuen Adresse |
| CRM | 4 Untertabellen für Kontakte, Wiedervorlage, Aktionen und Aufgaben |
| Lieferanschrift | von Rechnungsadresse abweichende Lieferanschriften |
| Fibu | Angaben zum Mandanten, Steuerart, Bankverbindung, UStID-Nr. etc. |
| Kunde | Konditionen, Versandbedingungen und Adresseigenschaften |
| Vertrieb | zuständiger Bearbeiter, Statistikgruppe, Tour und Verkaufsgebiet |
| Lieferant | Konditionen, vom Lieferanten gelieferte Artikel |
| Mitarbeiter | Angaben zu eigenen Mitarbeitern, Stundensätze |
| Vertreter | IstVertreter, Vertreternummer, Provision, Steuerpflicht |
| Winzer | IstWinzer, Winzernr. Zahlungsart |
| Texte | Memo und Warntexte, Textbausteine, Fakturatext |
| Geschenkadressen: | Adressen, die für Sonderversand vorgesehen sind |
| Dokumente: | Dokumente aller Dateiformate, Festlegung Bilddatei für Adresskopf |
Abb.1