Die Vergabe der Nutzungsrechte im Programm erfolgt über die Benutzerführung und die Einteilung der Benutzer in Benutzergruppen. Den Benutzergruppen kommt dabei eine besondere Bedeutung zu. Über sie wird gesteuert, welcher Benutzer welche Menüpunkte sieht, um sich im Programm bewegen zu können. Zudem ist es möglich, unter dem Menüpunkt Administration\Berechtigung (Lizenzerweiterung nötig) einzelne Tabellen und Tabellenfelder für die jeweilige Benutzergruppe zu sperren oder nur mit Lese- oder Schreibrechten auszustatten. Auch mögliche Löschversuche können unterbunden werden. Außerdem können Tabellen durch einzelne Parameter (Filter) eingeschränkt werden, z.B. wenn ein Vertreter nur seine Kunden sehen darf (siehe Bild unten). Die Vorgaben für die Rechtevergabe obliegen der Geschäftsleitung und dürfen nur von autorisierten Personen (Administratoren) umgesetzt werden.
Beispiele für sinnvolle Rechtevergabe können sein:
- Mitarbeiter der Auftragserfassung dürfen Aufträge und Lieferscheine anlegen, aber keine Rechnungen erzeugen
- Mitarbeiter in der Auftragserfassung dürfen keine Angebote erstellen oder
- nur bestimmte Mitarbeiter dürfen Artikel und Kunden anlegen oder
- Mitglieder einer Benutzergruppe dürfen nur eine Anwendung benutzen oder
- Vertreter sollen nur ihre Kunden sehen dürfen usw.
